ACUERDO DE ENCARGO DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SMOPS S.A.S. — Versión 1.2 — Vigente desde el 30 de agosto de 2026

El presente Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, el "Acuerdo") es emitido por SMOPS S.A.S., sociedad comercial por acciones simplificada, identificada con NIT 902.088.325-9, con matrícula mercantil No. 85303012 en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, con domicilio principal en el municipio de Rionegro, departamento de Antioquia, República de Colombia, dirección Carrera 52AC No. 33A-35, AQUA Hogares Conscientes, y correo electrónico oficial tramites@smops.ai (en adelante, "SMOPS" o el "Encargado"), y regula su relación con todo Cliente o Canal que cree o active un espacio de trabajo (el "Workspace") dentro de la Plataforma SMOPS (en adelante, indistintamente, el "Cliente" o el "Responsable").

Este Acuerdo se entiende celebrado y aceptado, sin necesidad de firma manuscrita, digital o de cualquier otro documento adicional, en el momento en que el Cliente o Canal marca la casilla de aceptación dispuesta específicamente para este Acuerdo al crear o activar un Workspace en la Plataforma, adicional y posterior a la aceptación de los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma SMOPS (los "Términos") y de la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS realizada en su registro como Usuario. Dicha aceptación constituye consentimiento válido conforme a la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y comercio electrónico, y el Cliente o Canal queda identificado como parte de este Acuerdo mediante los datos de identificación registrados en su Cuenta y en su Workspace dentro de la Plataforma, sin que se requiera diligenciar, adjuntar o remitir dato adicional alguno para que el Acuerdo surta efectos. SMOPS y el Cliente se denominarán en adelante, conjunta e indistintamente, "las Partes".

Este Acuerdo aplica de manera general y masiva a todo Cliente o Canal que active un Workspace en la Plataforma. No reemplaza los acuerdos comerciales, órdenes de servicio o acuerdos particulares de mayor alcance que SMOPS pueda suscribir de forma individual con un Cliente o Canal específico en materia de protección de datos; en caso de conflicto, prevalecerá lo pactado en dicho acuerdo particular únicamente respecto de las partes que lo suscriban.

CONSIDERACIONES

Que SMOPS es titular y operadora de la plataforma tecnológica SMOPS, sus aplicaciones web y móviles y su panel de administración (la "Plataforma"), que permite crear, configurar y operar operadores de inteligencia artificial ("SMOPs"), conforme se describe en los Términos.

Que el Cliente contrata o activa, a través de un Canal, un Workspace dentro de la Plataforma conforme a los Términos y a la orden de servicio, cotización o acuerdo comercial correspondiente.

Que, en desarrollo de dicho Workspace, el Cliente podrá cargar, ingresar o generar en la Plataforma datos personales de sus propios clientes, usuarios, empleados o terceros con quienes interactúe a través de sus SMOPs (los "Datos Personales del Cliente"), respecto de los cuales el Cliente actúa como Responsable del Tratamiento y SMOPS actúa como Encargado del Tratamiento.

Que la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) exigen que la relación entre Responsable y Encargado del Tratamiento conste en un contrato o acuerdo que delimite el alcance, las instrucciones y las condiciones bajo las cuales el Encargado tratará los Datos Personales del Cliente.

Que el presente Acuerdo regula dicha relación de forma estandarizada y masiva para todos los Clientes y Canales de la Plataforma, complementa y hace parte integral de los Términos y de la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS, y prevalece sobre estos en lo relativo específicamente al Encargo del Tratamiento aquí descrito.

CLÁUSULA PRIMERA. OBJETO

El presente Acuerdo tiene por objeto regular los términos y condiciones bajo los cuales SMOPS, en calidad de Encargado del Tratamiento, tratará por cuenta e instrucción del Cliente, en calidad de Responsable del Tratamiento, los Datos Personales del Cliente que este cargue, ingrese o genere en su Workspace dentro de la Plataforma, con el único fin de prestar, operar, mantener y dar soporte al Servicio contratado.

CLÁUSULA SEGUNDA. DEFINICIONES

Datos Personales del Cliente: los datos personales de titulares distintos del propio Cliente (por ejemplo, sus clientes finales, usuarios, empleados o contactos) que el Cliente carga, ingresa, genera o almacena en su Workspace con ocasión del uso de la Plataforma.
Instrucciones: las indicaciones documentadas que el Cliente imparte a SMOPS respecto del Tratamiento de los Datos Personales del Cliente, ya sea a través de la configuración de la Plataforma, de la orden de servicio, de este Acuerdo o de comunicaciones escritas posteriores.
Subencargado: todo tercero que SMOPS subcontrate para realizar, total o parcialmente, el Tratamiento de los Datos Personales del Cliente por cuenta de SMOPS (por ejemplo, proveedores de infraestructura tecnológica y de servicios en la nube).
Incidente de Seguridad: todo evento que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los Datos Personales del Cliente, incluyendo el acceso, uso, divulgación, alteración, pérdida o destrucción no autorizados de dichos datos.
Términos y Política: los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma SMOPS y la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS, vigentes al momento de la contratación del Workspace.

CLÁUSULA TERCERA. DESCRIPCIÓN DEL ENCARGO

Las características específicas del Encargo del Tratamiento objeto de este Acuerdo son las siguientes, sin perjuicio de que puedan detallarse o precisarse en un anexo técnico particular para el Workspace del Cliente:

Categorías de Titulares: las personas naturales con quienes el Cliente interactúe a través de sus SMOPs (por ejemplo, sus clientes, prospectos, usuarios finales o empleados), según sean definidas y cargadas por el propio Cliente en su Workspace.
Categorías de Datos Personales del Cliente: datos de identificación y contacto, historial de interacciones con los SMOPs del Cliente, y demás datos que el Cliente decida ingresar en las bases de conocimiento, integraciones o flujos de trabajo de su Workspace, con exclusión de datos sensibles salvo que el Cliente los ingrese bajo su exclusiva responsabilidad conforme a la Cláusula Cuarta.
Finalidad del Tratamiento por parte de SMOPS: exclusivamente la prestación, operación, mantenimiento, soporte y mejora del Servicio contratado por el Cliente, incluyendo el procesamiento técnico necesario para que los SMOPs del Cliente operen conforme a su configuración.
Duración del Encargo: mientras se encuentre vigente el Workspace del Cliente, y hasta el cumplimiento de lo previsto en la Cláusula Novena (Devolución o Eliminación de Datos) una vez terminado.
Ubicación de la infraestructura: cuando así lo disponga la arquitectura del Servicio contratado, los Datos Personales del Cliente podrán residir, en todo o en parte, en cuentas o infraestructura tecnológica de titularidad o bajo el control del propio Cliente o Canal ("Infraestructura del Cliente"). SMOPS podrá optar por procesar los Datos Personales del Cliente en su propia infraestructura, en la Infraestructura del Cliente, o en una combinación de ambas, según la arquitectura del Servicio contratado. La selección, configuración, disponibilidad, seguridad y cumplimiento normativo de la Infraestructura del Cliente son responsabilidad exclusiva del Cliente o Canal que la selecciona, mantiene y controla, y las obligaciones de SMOPS bajo este Acuerdo se limitan al procesamiento que SMOPS efectivamente ejecuta sobre los Datos Personales del Cliente, sin extenderse a la infraestructura subyacente que el Cliente o Canal decide utilizar, operar o asegurar.

CLÁUSULA CUARTA. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE (EL CLIENTE)

El Cliente, en calidad de Responsable del Tratamiento de los Datos Personales del Cliente, se obliga a:

Contar, de manera previa a su carga en la Plataforma, con las autorizaciones, avisos de privacidad y demás bases de licitud que exija la ley aplicable para el Tratamiento de los Datos Personales del Cliente, incluyendo la autorización de sus propios Titulares para que dichos datos sean tratados por SMOPS como Encargado y, cuando corresponda, transmitidos o transferidos internacionalmente conforme a la Cláusula Séptima.
Garantizar que el origen y el contenido de los Datos Personales del Cliente que ingresa a la Plataforma es lícito y no vulnera derechos de terceros.
Impartir a SMOPS Instrucciones lícitas, claras y compatibles con la finalidad descrita en la Cláusula Tercera, absteniéndose de instruir a SMOPS a realizar un Tratamiento contrario a la ley.
Atender directamente frente a sus Titulares las consultas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos (conocer, actualizar, rectificar, suprimir, revocar) relacionadas con los Datos Personales del Cliente, sin perjuicio del apoyo razonable que SMOPS deba prestarle conforme a la Cláusula Quinta.
No cargar en la Plataforma datos sensibles o datos de menores de edad salvo que cuente con la autorización específica que la ley exija para ello, caso en el cual asumirá la responsabilidad exclusiva por dicho Tratamiento.

CLÁUSULA QUINTA. OBLIGACIONES DEL ENCARGADO (SMOPS)

SMOPS, en calidad de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales del Cliente, se obliga a:

Tratar los Datos Personales del Cliente únicamente conforme a las Instrucciones del Cliente y para la finalidad descrita en la Cláusula Tercera, absteniéndose de usarlos para fines propios o distintos, incluyendo el entrenamiento de modelos de inteligencia artificial de uso general o público, salvo que el Cliente lo autorice expresamente.
Garantizar que el personal de SMOPS autorizado para tratar los Datos Personales del Cliente se encuentra sujeto a obligaciones de confidencialidad.
Implementar y mantener las medidas técnicas, humanas y administrativas razonablemente necesarias para proteger los Datos Personales del Cliente, conforme al numeral 12 de la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS.
Notificar al Cliente, sin dilación indebida y en todo caso dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a tener conocimiento de ello, cualquier Incidente de Seguridad que afecte los Datos Personales del Cliente, suministrando la información disponible sobre su naturaleza, alcance y las medidas adoptadas o propuestas para mitigarlo.
Prestar al Cliente el apoyo razonable que este requiera para atender las solicitudes de sus Titulares relacionadas con los Datos Personales del Cliente, en la medida en que dicha información esté disponible en la Plataforma.
Devolver o eliminar los Datos Personales del Cliente al finalizar el Encargo, conforme a la Cláusula Novena.
Permitir y contribuir con las auditorías razonables que el Cliente solicite conforme a la Cláusula Décima, previa coordinación de fecha y alcance.

CLÁUSULA SEXTA. SUBENCARGADOS

El Cliente autoriza a SMOPS a subcontratar Subencargados para el Tratamiento de los Datos Personales del Cliente en la medida en que resulte necesario para la operación de la Plataforma (por ejemplo, proveedores de infraestructura tecnológica y de servicios en la nube). SMOPS imparte a dichos Subencargados obligaciones de protección de datos personales equivalentes a las asumidas en este Acuerdo, y permanece responsable frente al Cliente por el cumplimiento de dichas obligaciones por parte de sus Subencargados. SMOPS pondrá a disposición del Cliente, previa solicitud razonable, la lista de Subencargados que participan en la prestación del Servicio.

CLÁUSULA SÉPTIMA. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

El Cliente reconoce y acepta que, para la prestación del Servicio, SMOPS podrá transmitir los Datos Personales del Cliente a sus Subencargados, y transferirlos o transmitirlos a sociedades de su grupo empresarial, dentro y fuera del territorio colombiano, incluyendo su envío a los Estados Unidos de América y a cualquier otro país en el que SMOPS o una eventual sociedad matriz, holding o afiliada de su grupo empresarial (incluyendo una constituida en los Estados Unidos de América en el marco de una reorganización societaria internacional) preste o soporte el Servicio. El Cliente declara y garantiza que cuenta con la autorización de sus propios Titulares que ampara dicha transmisión y transferencia internacional, conforme a la Cláusula Cuarta. SMOPS, por su parte, se obliga a suscribir con sus Subencargados los contratos de transmisión de datos que exija la normatividad aplicable.

CLÁUSULA OCTAVA. CONFIDENCIALIDAD

SMOPS se obliga a mantener los Datos Personales del Cliente bajo estricta confidencialidad, y a no divulgarlos a terceros distintos de sus Subencargados autorizados conforme a la Cláusula Sexta, salvo que dicha divulgación sea instruida por el Cliente, exigida por autoridad competente, o necesaria para el cumplimiento de este Acuerdo.

CLÁUSULA NOVENA. DEVOLUCIÓN O ELIMINACIÓN DE DATOS

Una vez terminado o cancelado el Workspace del Cliente por cualquier causa, SMOPS pondrá a disposición del Cliente, durante un término de treinta (30) días calendario, los medios razonables para que este exporte o descargue los Datos Personales del Cliente almacenados en la Plataforma. Vencido dicho término sin que el Cliente haya realizado la exportación, SMOPS procederá a eliminar dichos datos de sus sistemas activos, salvo que deba conservarlos por un periodo adicional en cumplimiento de una obligación legal, contable o contractual, o para atender un requerimiento de autoridad competente, en cuyo caso los conservará únicamente para dicho fin y bajo las mismas obligaciones de confidencialidad y seguridad previstas en este Acuerdo.

CLÁUSULA DÉCIMA. AUDITORÍA

El Cliente podrá solicitar a SMOPS, con una antelación razonable no inferior a quince (15) días hábiles y con una periodicidad no mayor a una (1) vez al año (salvo que medie un Incidente de Seguridad), información y evidencia razonable que le permita verificar el cumplimiento de las obligaciones de SMOPS bajo este Acuerdo, la cual podrá suministrarse mediante informes, certificaciones o, cuando resulte estrictamente necesario y así se acuerde entre las Partes, mediante una visita o auditoría presencial que no interfiera de forma desproporcionada con la operación de SMOPS ni con la seguridad o confidencialidad de la información de otros clientes de la Plataforma.

CLÁUSULA DÉCIMA PRIMERA. RESPONSABILIDAD

Cada Parte responderá por el incumplimiento de las obligaciones a su cargo bajo este Acuerdo, conforme a los términos, condiciones y límites de responsabilidad previstos en los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma SMOPS, los cuales se entienden incorporados a este Acuerdo en lo que resulte aplicable a la relación entre las Partes.

CLÁUSULA DÉCIMA SEGUNDA. VIGENCIA

Este Acuerdo entrará en vigencia en la fecha en que el Cliente lo acepte conforme a lo indicado al inicio de este documento, y permanecerá vigente mientras se mantenga activo el Workspace del Cliente en la Plataforma, y con posterioridad a su terminación, durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento de la Cláusula Novena y de las demás obligaciones que por su naturaleza deban sobrevivir a la terminación (incluyendo confidencialidad y responsabilidad).

CLÁUSULA DÉCIMA TERCERA. LEY APLICABLE Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Este Acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia. Toda controversia que surja entre las Partes con ocasión de este Acuerdo será sometida, en primer lugar, a una etapa de negociación directa por un término máximo de treinta (30) días calendario; agotada esta etapa sin acuerdo, se someterá a conciliación ante el Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y, de no lograrse acuerdo conciliatorio, se resolverá definitivamente mediante arbitraje ante el Centro de Conciliación y Arbitraje de dicha Cámara, con sede en la ciudad de Medellín, en idioma español y conforme a su reglamento vigente.

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA. NOTIFICACIONES

Las notificaciones relacionadas con este Acuerdo se dirigirán a SMOPS al correo electrónico tramites@smops.ai, y al Cliente a la dirección de correo electrónico y física que este haya registrado en la Plataforma o indicado en la orden de servicio correspondiente.

CLÁUSULA DÉCIMA QUINTA. DISPOSICIONES GENERALES

Este Acuerdo hace parte integral de los Términos y de la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS, y prevalece sobre estos únicamente en lo relativo a la relación de Encargo del Tratamiento aquí regulada.

Ninguna de las Partes podrá ceder este Acuerdo sin el consentimiento previo y escrito de la otra, salvo la cesión que SMOPS realice en el marco de una fusión, adquisición, reorganización societaria o venta de activos conforme a los Términos.

Si alguna disposición de este Acuerdo fuere declarada inválida o inexequible, las demás disposiciones continuarán vigentes y surtiendo plenos efectos.

Este Acuerdo, incluyendo su aceptación mediante la casilla de aceptación descrita al inicio de este documento, se rige por la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos y comercio electrónico, la cual reconoce la validez y el mismo valor probatorio de dicha aceptación electrónica frente a un documento suscrito en papel. SMOPS podrá acreditar la aceptación de este Acuerdo por parte del Cliente mediante los registros electrónicos de la Plataforma.

Este Acuerdo no requiere firma manuscrita ni digital adicional a la aceptación descrita al inicio de este documento. El Cliente puede consultar en cualquier momento la versión vigente de este Acuerdo dentro de la Plataforma.