POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

SMOPS S.A.S. — Versión 1.2 — Vigente desde el 30 de agosto de 2026

SMOPS S.A.S., sociedad comercial por acciones simplificada, identificada con NIT 902.088.325-9, con matrícula mercantil No. 85303012 en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, con domicilio principal en el municipio de Rionegro, departamento de Antioquia, República de Colombia, dirección Carrera 52AC No. 33A-35, AQUA Hogares Conscientes, y correo electrónico oficial tramites@smops.ai (en adelante, "SMOPS", "la Compañía" o "el Responsable"), en calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, pone a disposición de los Titulares la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la "Política"), en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y demás normas concordantes.

Esta Política aplica de manera general a todas las personas naturales ("Titulares") cuyos datos personales sean recolectados o tratados por SMOPS con ocasión del registro y uso de la plataforma tecnológica SMOPS, sus aplicaciones web y móviles y su panel de administración (en conjunto, la "Plataforma"), así como con ocasión de las demás relaciones que dichas personas sostengan con SMOPS.

1. MARCO NORMATIVO

Esta Política se expide de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el artículo 15 de la Constitución Política, y las demás disposiciones que las modifiquen, adicionen o reglamenten, incluyendo la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), autoridad de control en materia de protección de datos personales en Colombia.

2. DEFINICIONES

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo, datos sobre origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, filiación sindical, datos de salud, vida sexual o datos biométricos).
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, en este caso SMOPS.
Encargado del Tratamiento: quien realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de Tratamiento.

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO

SMOPS realiza el Tratamiento de los datos personales con sujeción a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO

En desarrollo del registro y uso de la Plataforma, SMOPS podrá recolectar y tratar las siguientes categorías de datos personales de los Titulares:

Datos de identificación y contacto: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación (cuando se requiera para fines contractuales o de facturación), correo electrónico, número de teléfono, cargo y empresa u organización a la que pertenece, y país de residencia.
Datos de la cuenta y del registro: usuario, contraseña (almacenada de forma cifrada), preferencias de configuración de la Cuenta y del Workspace.
Datos de uso de la Plataforma: interacciones con el panel de administración y con los SMOPs, registros de actividad (logs), fecha y hora de acceso, dirección IP, tipo de dispositivo y de navegador, e identificadores de dispositivo.
Datos de facturación: información de facturación e historial de pagos asociados a la suscripción contratada. Los datos completos de instrumentos de pago (por ejemplo, números de tarjeta) son procesados directamente por las pasarelas de pago autorizadas y no son almacenados por SMOPS.
Cookies y tecnologías similares: información recolectada automáticamente a través del sitio web y la aplicación móvil, conforme se describe en el numeral 11 de esta Política.

Cuando el Titular, en su calidad de Usuario, Cliente o Canal, conecte a su Workspace Servicios de Terceros (por ejemplo, servicios de mensajería, sistemas de planificación de recursos empresariales o sistemas de gestión de relación con clientes), la Plataforma podrá procesar, por cuenta e instrucción de dicho Usuario, Cliente o Canal, los datos personales de las personas con quienes estos interactúen a través de sus SMOPs (por ejemplo, sus propios clientes finales). Respecto de dichos datos, SMOPS actúa como Encargado del Tratamiento, y el Usuario, Cliente o Canal que los ingresa a la Plataforma actúa como Responsable del Tratamiento frente a sus respectivos Titulares, debiendo contar con las autorizaciones y bases de licitud que correspondan. Esta relación de Encargo se regula, de forma específica y prevalente, en el Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales que SMOPS suscribe con cada Cliente o Canal al contratar un Workspace.

5. DATOS SENSIBLES Y DATOS DE MENORES DE EDAD

SMOPS no solicita ni pretende recolectar datos sensibles a través del formulario de registro de la Plataforma. El suministro de cualquier dato sensible es siempre facultativo y no será condición para el registro o la prestación del Servicio. Si el Usuario, Cliente o Canal decide ingresar datos sensibles como parte del Contenido del Usuario que configura dentro de su Workspace, lo hará bajo su exclusiva responsabilidad, debiendo contar con la autorización explícita del respectivo Titular conforme a la ley.

La Plataforma no está dirigida a menores de edad y SMOPS no recolecta conscientemente datos personales de personas menores de dieciocho (18) años a través del proceso de registro. Si SMOPS llega a tener conocimiento de que se ha recolectado información de un menor de edad sin la autorización de su representante legal, procederá a eliminarla, salvo que dicha autorización sea otorgada conforme a la ley.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales recolectados por SMOPS serán tratados para las siguientes finalidades:

Crear, administrar y verificar la Cuenta y el Workspace del Titular dentro de la Plataforma.
Prestar, operar, mantener, dar soporte y garantizar la seguridad de la Plataforma y de los SMOPs configurados por el Titular.
Procesar pagos, expedir facturas y gestionar la relación contractual derivada de la suscripción a la Plataforma.
Verificar la identidad de los Titulares, prevenir el fraude y proteger la integridad y seguridad de la Plataforma.
Enviar comunicaciones transaccionales, tales como confirmaciones de registro, alertas de seguridad, avisos de facturación y notificaciones sobre cambios en el Servicio.
Enviar comunicaciones comerciales, boletines y contenido de mercadeo sobre los productos y servicios de SMOPS (finalidad de carácter opcional; el Titular podrá oponerse a esta finalidad en cualquier momento sin que ello afecte la prestación del Servicio).
Analizar el uso de la Plataforma con fines estadísticos y de mejora de sus funcionalidades, desempeño y experiencia de usuario.
Atender peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de ejercicio de derechos presentadas por los Titulares.
Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias, societarias y a requerimientos de autoridades competentes.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

El Tratamiento de los datos personales por parte de SMOPS requiere la Autorización previa, expresa e informada del Titular. Dicha Autorización se obtiene mediante la marcación voluntaria de una casilla de aceptación específica y exclusiva para esta Política, dispuesta de forma independiente a la casilla de aceptación de los Términos y Condiciones de Uso de la Plataforma, en el formulario de registro del sitio web y de la aplicación móvil de SMOPS. Ninguna de las dos casillas viene premarcada por defecto; ambas deben ser seleccionadas expresamente por el Titular antes de completar su registro.

Al marcar la casilla de aceptación de esta Política, el Titular autoriza de forma expresa e inequívoca, entre otras finalidades descritas en el numeral 6, la transferencia y transmisión internacional de sus datos personales a los destinatarios y bajo las condiciones descritas en el numeral 10 de esta Política, incluyendo su envío a los Estados Unidos de América y a cualquier otro país en el que SMOPS, sus proveedores de infraestructura tecnológica o las sociedades de su grupo empresarial (actuales o futuras, incluyendo una eventual sociedad matriz o holding constituida en el exterior) presten o soporten el Servicio.

Sin la Autorización correspondiente, SMOPS no podrá crear la Cuenta del Titular ni prestarle el Servicio. La Autorización podrá ser revocada por el Titular en cualquier momento conforme al procedimiento descrito en el numeral 9 de esta Política, sin que ello afecte la licitud del Tratamiento realizado con anterioridad a su revocación.

8. DERECHOS DEL TITULAR

En calidad de Titular de datos personales, el Usuario tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SMOPS.
Solicitar prueba de la Autorización otorgada a SMOPS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento conforme a la ley.
Ser informado por SMOPS, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen o reglamenten, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante SMOPS.
Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

El Titular, sus causahabientes o su representante legal o apoderado podrán presentar consultas y reclamos relacionados con sus datos personales enviando una comunicación al correo electrónico tramites@smops.ai, indicando en el asunto "Protección de Datos Personales", o a través del canal de contacto habilitado dentro de la Plataforma. La solicitud deberá incluir la identificación del Titular, la descripción clara de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer; cuando la solicitud sea presentada por un tercero, deberá acreditarse la calidad en la que actúa (representante legal, apoderado o causahabiente).

Consultas

Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Reclamos

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al Titular dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde dicha solicitud sin que el Titular presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo; cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Para efectos de esta Política, se entiende por transmisión el tratamiento de datos personales por cuenta y bajo instrucción de SMOPS que realiza un Encargado (por ejemplo, un proveedor de infraestructura tecnológica), y por transferencia el envío de datos personales a un tercero que los recibe en calidad de Responsable independiente. SMOPS podrá transmitir y/o transferir los datos personales de los Titulares, dentro y fuera del territorio colombiano, en los siguientes supuestos:

Transmisión a proveedores de infraestructura tecnológica y de servicios en la nube, y demás proveedores que actúan como Encargados del Tratamiento y procesan datos personales por cuenta e instrucción de SMOPS para la operación de la Plataforma, incluso cuando dichos proveedores se encuentren ubicados fuera de Colombia —incluyendo los Estados Unidos de América—, en cuyo caso dicha transmisión se ampara en el respectivo contrato de transmisión de datos personales suscrito con cada proveedor, conforme al Decreto 1074 de 2015.
Transferencia a los Canales o Partners, respecto de los datos personales de sus propios clientes finales que estos ingresen a la Plataforma, en cuyo caso dichos Canales actúan como Responsables del Tratamiento de tales datos.
Transferencia a las autoridades judiciales, administrativas o de control, cuando así lo exija la ley o una orden de autoridad competente.
Transferencia a sociedades vinculadas o subordinadas de SMOPS —incluyendo una eventual sociedad matriz o holding constituida en el exterior, por ejemplo en los Estados Unidos de América, en el marco de una reorganización societaria internacional— o a un eventual adquirente, en el marco de procesos de fusión, adquisición, reorganización societaria o venta de activos.
Transferencia a las entidades financieras y pasarelas de pago que procesan las transacciones asociadas a la suscripción del Servicio.
Procesamiento en infraestructura del Titular, Cliente o Canal: cuando así lo disponga la arquitectura del Servicio contratado, el Tratamiento de los datos personales podrá tener lugar, en todo o en parte, en cuentas o infraestructura tecnológica de titularidad o bajo el control del propio Usuario, Cliente o Canal ("Infraestructura del Cliente"). SMOPS podrá optar por realizar dicho Tratamiento en su propia infraestructura, en la Infraestructura del Cliente, o en una combinación de ambas, según la arquitectura del Servicio contratado. La selección, configuración, disponibilidad, seguridad y cumplimiento normativo de la Infraestructura del Cliente son responsabilidad exclusiva de quien la selecciona, mantiene y controla, y las obligaciones de SMOPS conforme a esta Política se limitan al Tratamiento que SMOPS efectivamente ejecuta sobre los datos personales, sin extenderse a la infraestructura subyacente que el Usuario, Cliente o Canal decide utilizar, operar o asegurar.

El Titular reconoce y autoriza expresamente, conforme a la Autorización otorgada según el numeral 7 de esta Política, que los supuestos de transmisión y transferencia internacional descritos en este numeral pueden implicar el envío de sus datos personales a los Estados Unidos de América y a otros países que no cuenten con un nivel adecuado de protección de datos conforme a los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio. En dichos casos, SMOPS acudirá adicionalmente, cuando corresponda, a los demás mecanismos legales disponibles para amparar la transferencia o transmisión, tales como cláusulas contractuales que garanticen la protección de los datos.

11. USO DE COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES

El sitio web y la aplicación móvil de SMOPS utilizan cookies propias y de terceros, así como otras tecnologías de recolección automática de información, con el fin de autenticar sesiones, recordar las preferencias del Titular, medir el desempeño de la Plataforma y analizar patrones de uso con fines de mejora del Servicio. El Titular puede configurar o desactivar el uso de cookies desde las opciones de su navegador; sin embargo, la desactivación de determinadas cookies podría afectar la disponibilidad o el correcto funcionamiento de algunas funcionalidades de la Plataforma.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

SMOPS implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas razonablemente necesarias para otorgar seguridad a los registros de datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, conforme a los estándares generalmente aceptados para este tipo de plataformas tecnológicas. No obstante, el Titular reconoce que ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información por medios electrónicos puede garantizarse como absolutamente inexpugnable.

13. VIGENCIA Y CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos personales de los Titulares serán conservados, como regla general, durante el tiempo en que la Cuenta se encuentre activa y sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política. Una vez cancelada la Cuenta, SMOPS aplicará, salvo que una obligación legal exija un plazo distinto, las siguientes reglas de conservación:

Datos de identificación, contacto y configuración de la Cuenta: se eliminarán o anonimizarán dentro de los seis (6) meses siguientes a la cancelación de la Cuenta, salvo que deban conservarse por más tiempo para atender un requerimiento legal, una obligación contractual pendiente o un proceso en curso.
Registros de actividad (logs) de uso de la Plataforma: se conservarán hasta por doce (12) meses adicionales a la cancelación de la Cuenta, con fines de seguridad, auditoría y atención de reclamos.
Datos de facturación y demás soportes contables: se conservarán por el término de diez (10) años exigido a los comerciantes por el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 y demás normas concordantes del Código de Comercio.
Datos objeto de un proceso administrativo, judicial o de una investigación de una autoridad competente: se conservarán durante el tiempo que dicho proceso o investigación se mantenga vigente.

14. MODIFICACIONES A ESTA POLÍTICA

SMOPS podrá modificar esta Política en cualquier momento para reflejar cambios en su modelo de negocio, en la normatividad aplicable o en las necesidades del Servicio. Las modificaciones sustanciales serán informadas a los Titulares a través de la Plataforma, del correo electrónico registrado, o de ambos medios, indicando la fecha de la nueva versión. Se recomienda a los Titulares consultar periódicamente esta Política.

15. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS Y CONTACTO

SMOPS ha designado un Área de Protección de Datos Personales responsable de atender las consultas, reclamos y solicitudes de los Titulares y de velar por el cumplimiento de esta Política. Para el ejercicio de los derechos descritos en esta Política, así como para cualquier consulta relacionada con el Tratamiento de datos personales, el Titular puede comunicarse con dicha área a través del correo electrónico tramites@smops.ai (indicando en el asunto "Protección de Datos Personales") o de la dirección física Carrera 52AC No. 33A-35, AQUA Hogares Conscientes, Rionegro, Antioquia, Colombia.