TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE LA PLATAFORMA SMOPS

Versión 1.4 — Vigente desde el 30 de agosto de 2026

Los presentes Términos y Condiciones de Uso (en adelante, los "Términos") regulan el acceso y uso de la plataforma tecnológica SMOPS, sus aplicaciones web y móviles, su panel de administración ("Control Panel") y demás servicios asociados (en conjunto, la "Plataforma" o el "Servicio"), de titularidad de SMOPS S.A.S., sociedad comercial por acciones simplificada, identificada con NIT 902.088.325-9, con matrícula mercantil No. 85303012 en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, con domicilio principal en el municipio de Rionegro, departamento de Antioquia, República de Colombia, dirección Carrera 52AC No. 33A-35, AQUA Hogares Conscientes, y correo electrónico oficial tramites@smops.ai (en adelante, "SMOPS", "la Compañía" o "nosotros").

Al crear una cuenta y completar el proceso de registro, la persona natural o jurídica que se registra (en adelante, el "Usuario") debe marcar, de forma independiente, la casilla de aceptación de estos Términos y la casilla de autorización de la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS, disponible dentro de la Plataforma. Al marcar la casilla correspondiente a estos Términos, o al acceder o usar la Plataforma de cualquier otra forma, el Usuario declara que ha leído, comprende y acepta en su totalidad estos Términos, los cuales, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales, constituyen un acuerdo vinculante entre el Usuario y SMOPS (el "Acuerdo"). Si el Usuario no está de acuerdo con estos Términos, no debe registrarse, acceder ni usar la Plataforma.

Estos Términos aplican de manera general y masiva a todos los Usuarios que se registran en la Plataforma a través del formulario de registro web o de la aplicación móvil. No constituyen ni reemplazan los acuerdos comerciales, órdenes de servicio, contratos de licencia o acuerdos de marca blanca que SMOPS pueda suscribir de forma particular con Clientes o Canales; en caso de conflicto entre dichos acuerdos particulares y estos Términos, prevalecerá lo pactado en el acuerdo particular únicamente respecto de las partes que lo suscriban.

1. OBJETO

SMOPS es una plataforma de infraestructura de inteligencia artificial que permite crear, configurar y operar operadores de inteligencia artificial personalizados (denominados "SMOPs") que ejecutan estrategias, flujos de trabajo y procesos definidos por el Usuario, por el Cliente o por el Canal que le da acceso a la Plataforma, sin necesidad de escribir código. La Plataforma incluye, entre otras, funcionalidades de memoria persistente, bases de conocimiento con recuperación de información, automatización de flujos de trabajo, integraciones con sistemas y aplicaciones de terceros, y un panel de administración para la gestión de usuarios, accesos y licencias dentro de cada espacio de trabajo.

2. DEFINICIONES

Para efectos de estos Términos, los siguientes conceptos tendrán el significado que se indica a continuación:

Plataforma o Servicio: el conjunto de aplicaciones web, móviles, paneles de administración, interfaces de programación (API) y demás componentes tecnológicos ofrecidos por SMOPS bajo cualquier modalidad.
SMOP: el operador de inteligencia artificial configurado por un Usuario, Cliente o Canal dentro de la Plataforma para ejecutar una estrategia, rol o proceso determinado.
Workspace o Espacio de Trabajo: el entorno independiente dentro de la Plataforma asignado a un Cliente, en el cual este configura sus SMOPs, sus bases de conocimiento y sus integraciones.
Canal o Partner: la persona jurídica que distribuye, comercializa o pone a disposición de sus propios clientes finales el acceso a la Plataforma, usualmente bajo su propia marca (modelo de marca blanca o "white-label").
Cliente: la persona natural o jurídica que contrata, a través de un Canal, el acceso a un Workspace.
Usuario: cualquier persona natural que se registra, crea una cuenta o accede a la Plataforma, ya sea en nombre propio o en representación de un Cliente o de un Canal.
Cuenta: el registro individual de acceso a la Plataforma, asociado a un Usuario mediante credenciales personales.
Contenido del Usuario: la información, datos, instrucciones, documentos, bases de conocimiento y configuraciones que el Usuario, Cliente o Canal carga, ingresa, genera o almacena dentro de la Plataforma.
Servicios de Terceros: aplicaciones, sistemas o servicios ajenos a SMOPS que un Usuario, Cliente o Canal decide conectar o integrar con la Plataforma.

3. CAPACIDAD Y REGISTRO

Para registrarse y usar la Plataforma, el Usuario declara y garantiza que:

Es mayor de dieciocho (18) años y tiene plena capacidad legal para obligarse conforme a estos Términos.
Si se registra en nombre de una persona jurídica (Cliente o Canal), cuenta con las facultades suficientes para vincular a dicha persona jurídica y aceptar estos Términos en su nombre.
Toda la información suministrada durante el registro y durante el uso de la Plataforma es veraz, exacta, vigente y completa, y se compromete a mantenerla actualizada.
No creará más de una Cuenta para sí mismo salvo autorización expresa de SMOPS, ni usará la Cuenta de un tercero sin autorización.
Es responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso y de toda actividad que ocurra bajo su Cuenta, y notificará a SMOPS de inmediato ante cualquier uso no autorizado.

SMOPS podrá solicitar información o documentos adicionales para verificar la identidad del Usuario o la existencia y representación de un Cliente o Canal, y podrá suspender o rechazar registros que considere fraudulentos, duplicados o contrarios a estos Términos. La Plataforma no está dirigida a menores de edad y estos no deben registrarse ni usarla bajo ninguna circunstancia.

El acceso a la Plataforma se obtiene siempre a través de un Canal. El Usuario reconoce que su relación comercial y contractual respecto del servicio contratado, incluyendo condiciones comerciales, soporte de primer nivel y facturación, se rige por lo pactado con dicho Canal, sin perjuicio de la aplicación de estos Términos en lo relativo al uso técnico de la Plataforma.

4. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

La Plataforma permite configurar SMOPs mediante la definición de parámetros tales como su identidad y personalidad, su modo de comportamiento (reactivo o proactivo), las bases de conocimiento e integraciones a las que tiene acceso, y los límites de dichas integraciones. SMOPS podrá ofrecer distintos niveles de servicio y acompañamiento según el plan contratado por el Cliente, cuyas condiciones específicas se definen en la orden de servicio, cotización o acuerdo comercial correspondiente.

SMOPS realizará sus mejores esfuerzos comercialmente razonables para mantener la Plataforma disponible y operando de forma continua, pero no garantiza que el Servicio estará libre de interrupciones, errores o fallas. SMOPS podrá modificar, actualizar, mejorar, suspender temporalmente o discontinuar funcionalidades de la Plataforma en cualquier momento, procurando informar con antelación razonable los cambios que puedan afectar de forma material el uso del Servicio por parte del Usuario.

5. PLANES, SUSCRIPCIONES Y PAGOS

El acceso a la Plataforma se otorga mediante planes o licencias de uso, cuyas condiciones comerciales, precio, forma de pago y vigencia se definen en la orden de servicio, cotización, formulario de suscripción en línea o acuerdo comercial aplicable a cada Cliente.

Salvo pacto en contrario, las suscripciones se renuevan automáticamente al final de cada periodo de facturación, por periodos iguales, hasta que el Cliente las cancele conforme al procedimiento dispuesto en la Plataforma o mediante solicitud escrita.

El precio de la suscripción incluye la plataforma y el consumo de modelos de inteligencia artificial hasta el techo de consumo configurado para cada SMOP, de forma que el costo máximo es conocido de antemano y no una estimación. El consumo de infraestructura en la nube asociado a la operación de la Plataforma se estima, se comunica al Cliente y se transfiere de forma transparente en su estado de cuenta, conforme a las tarifas vigentes al momento del consumo.

SMOPS podrá modificar sus tarifas, dando aviso previo razonable a los Clientes afectados antes de que el cambio surta efecto en su siguiente periodo de renovación.

Todos los precios se entienden sin incluir los impuestos, tasas o contribuciones aplicables, los cuales estarán a cargo del Cliente conforme a la normatividad vigente.

Salvo que la ley disponga lo contrario, los pagos realizados no son reembolsables. SMOPS podrá suspender el acceso a la Plataforma en caso de mora o falta de pago, previa notificación.

6. USO ACEPTABLE Y OBLIGACIONES DEL USUARIO

Al usar la Plataforma, el Usuario se obliga a no incurrir, por sí mismo o a través de los SMOPs que configure, en ninguna de las siguientes conductas:

Realizar ingeniería inversa, descompilar, desensamblar o intentar descubrir el código fuente, los algoritmos o los modelos internos de la Plataforma, salvo en la medida en que ello esté expresamente permitido por la ley.
Usar la Plataforma para actividades ilícitas, fraudulentas, difamatorias, discriminatorias o que infrinjan derechos de propiedad intelectual, de imagen o de protección de datos de terceros.
Enviar comunicaciones masivas no solicitadas (spam), suplantar la identidad de terceros, o utilizar los SMOPs para engañar a las personas con quienes interactúan respecto de la naturaleza automatizada de la comunicación cuando la ley exija dicha revelación.
Vulnerar, evadir o intentar comprometer las medidas de seguridad de la Plataforma o acceder a Workspaces, Cuentas o información distintos de los propios sin autorización.
Cargar en la Plataforma datos sensibles, información sujeta a secreto profesional o contenido que el Usuario no esté legalmente autorizado a tratar.
Revender, sublicenciar o poner a disposición de terceros el acceso a la Plataforma fuera de los modelos comerciales expresamente autorizados por SMOPS (incluido el modelo de marca blanca para Canales).

El Usuario, el Cliente y el Canal son los únicos responsables por el Contenido del Usuario que configuran en la Plataforma, por las decisiones e interacciones ejecutadas por los SMOPs que configuran, y por obtener las autorizaciones y consentimientos que sean necesarios frente a las personas con quienes dichos SMOPs interactúen, incluyendo el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales, protección al consumidor y comunicaciones comerciales aplicable en cada caso, así como de las políticas de uso de los Servicios de Terceros que decidan conectar (por ejemplo, las políticas de las plataformas de mensajería utilizadas).

7. PROPIEDAD INTELECTUAL

SMOPS y/o sus licenciantes son titulares exclusivos de todos los derechos de propiedad intelectual sobre la Plataforma, incluyendo su código fuente, algoritmos, sistemas operativos internos de configuración, modelos, interfaces, marcas, logotipos, nombres comerciales y demás elementos que la componen. Ningún elemento de estos Términos debe interpretarse como una cesión o transferencia de dichos derechos al Usuario.

SMOPS otorga al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y usar la Plataforma exclusivamente conforme a estos Términos y para los fines para los que fue contratada. El Contenido del Usuario continúa siendo de propiedad del Usuario, Cliente o Canal que lo aporta; estos otorgan a SMOPS una licencia limitada para alojar, procesar, reproducir y utilizar dicho contenido únicamente en la medida necesaria para prestar, operar, mantener y mejorar el Servicio.

El uso de las marcas y signos distintivos de SMOPS por parte de Usuarios, Clientes o Canales requiere autorización previa y escrita de SMOPS, salvo en la medida en que dicho uso esté expresamente autorizado en un acuerdo de distribución o marca blanca. Los comentarios, sugerencias o ideas de mejora que el Usuario comparta voluntariamente con SMOPS podrán ser usados libremente por esta, sin que ello genere obligación de pago o reconocimiento alguno a favor del Usuario.

8. INTELIGENCIA ARTIFICIAL: ADVERTENCIAS Y RESPONSABILIDAD DEL USUARIO

Los SMOPs configurados en la Plataforma utilizan modelos de lenguaje y demás técnicas de inteligencia artificial que, por su propia naturaleza, pueden generar en ocasiones resultados incorrectos, incompletos, sesgados o inesperados. El Usuario, Cliente y Canal reconocen esta condición y se obligan a supervisar razonablemente el funcionamiento de los SMOPs que configuran, a validar sus resultados antes de tomar decisiones basadas en ellos, y a implementar los controles humanos que resulten apropiados, en especial cuando dichos resultados puedan tener efectos relevantes de tipo financiero, legal, médico o de seguridad para terceros.

SMOPS no garantiza la exactitud, integridad o idoneidad de los resultados generados por los SMOPs para un propósito determinado. Corresponde al Usuario, Cliente y Canal evaluar si el uso que pretenden dar a la Plataforma cumple con la normativa sectorial que les resulte aplicable, y obtener las autorizaciones o divulgaciones que dicha normativa exija frente a las personas con quienes sus SMOPs interactúen.

En particular, cuando un Cliente o Canal configure un SMOP para interactuar directamente con sus propios clientes finales o con el público (por ejemplo, a través de canales de mensajería), dicho Cliente o Canal se obliga a informarles, de forma clara, visible y previa al inicio de la conversación, que están interactuando con un sistema automatizado y no con una persona humana, salvo que dicha interacción sea supervisada y respondida en tiempo real por una persona natural. Esta obligación de transparencia es responsabilidad exclusiva del Cliente o Canal que configura y opera el SMOP frente a sus propios clientes finales.

9. INTEGRACIONES Y SERVICIOS DE TERCEROS

La Plataforma permite conectarse con Servicios de Terceros para ampliar sus funcionalidades. SMOPS no controla, respalda ni es responsable por la disponibilidad, el contenido, las políticas de privacidad, los términos de uso ni el correcto funcionamiento de dichos Servicios de Terceros. El uso de cualquier Servicio de Terceros conectado a la Plataforma se rige por los términos propios de dicho tercero, los cuales el Usuario debe revisar y aceptar de forma independiente. SMOPS no será responsable por daños o perjuicios derivados de fallas, cambios o interrupciones de los Servicios de Terceros.

10. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales de los Usuarios por parte de SMOPS se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de SMOPS, disponible dentro de la Plataforma, la cual forma parte integral de estos Términos. Cuando el Usuario, Cliente o Canal cargue en la Plataforma datos personales de terceros (por ejemplo, de sus propios clientes finales) para configurar y operar sus SMOPs, dicho Usuario, Cliente o Canal actuará como Responsable del Tratamiento de esos datos frente a sus titulares, y SMOPS actuará como Encargado del Tratamiento, procesando dichos datos únicamente conforme a las instrucciones del Responsable y para la prestación del Servicio, debiendo el Responsable contar con las autorizaciones y bases de licitud correspondientes.

Cuando un Cliente o Canal contrate un Workspace, dicha relación de Encargo del Tratamiento se formalizará adicionalmente mediante un Acuerdo de Encargo de Tratamiento de Datos Personales (contrato de transmisión de datos) suscrito entre SMOPS y el respectivo Cliente o Canal, conforme a lo exigido por el Decreto 1074 de 2015, el cual prevalecerá sobre este numeral en lo que respecta a las condiciones específicas de dicho encargo.

11. CONFIDENCIALIDAD

Cada parte se obliga a mantener bajo estricta confidencialidad la información no pública de la otra parte a la que tenga acceso con ocasión del uso o la prestación de la Plataforma, y a no divulgarla a terceros ni usarla para fines distintos de los previstos en estos Términos, salvo que su divulgación sea exigida por autoridad competente o que dicha información sea o llegue a ser de dominio público sin incumplimiento de esta obligación.

12. GARANTÍAS Y EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD

La Plataforma se ofrece "tal cual" ("as is") y "según disponibilidad" ("as available"). En la máxima medida permitida por la ley aplicable, SMOPS no otorga garantías de ningún tipo, expresas o implícitas, incluyendo garantías de comerciabilidad, idoneidad para un propósito particular, no infracción, disponibilidad ininterrumpida o ausencia de errores en la Plataforma.

13. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

Las limitaciones y exclusiones de responsabilidad previstas en este numeral aplican exclusivamente a los Clientes y Canales que contraten la Plataforma en calidad de empresarios o profesionales para el desarrollo de su actividad económica. Frente a los Usuarios que tengan la calidad de consumidores conforme a la Ley 1480 de 2011, estas limitaciones no afectan ni restringen la garantía legal de calidad e idoneidad del Servicio, ni los demás derechos que dicha ley reconoce de forma irrenunciable a favor del consumidor.

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, y sin perjuicio de lo indicado en el párrafo anterior, SMOPS no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos, ni por lucro cesante, pérdida de datos, pérdida de oportunidades de negocio o daño reputacional derivados del uso o la imposibilidad de uso de la Plataforma. La responsabilidad total y agregada de SMOPS frente al Cliente por cualquier reclamación relacionada con la Plataforma se limita, en todo caso, al monto efectivamente pagado por dicho Cliente a SMOPS durante los doce (12) meses anteriores al hecho que dio origen a la reclamación. Las limitaciones anteriores no aplican en los casos en que la ley colombiana no permita su exclusión o limitación, ni frente a daños causados por dolo o culpa grave de SMOPS.

14. INDEMNIZACIÓN

El Usuario se obliga a indemnizar y mantener indemne a SMOPS, sus administradores, empleados y contratistas, frente a cualquier reclamación, sanción, costo o gasto (incluyendo honorarios razonables de abogados) que surja de: (i) el incumplimiento de estos Términos por parte del Usuario; (ii) el uso indebido de la Plataforma o de los SMOPs configurados por el Usuario; o (iii) la violación de derechos de terceros, incluyendo derechos de propiedad intelectual o de protección de datos personales, derivada del Contenido del Usuario.

15. VIGENCIA, SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN

Estos Términos permanecerán vigentes mientras la Cuenta del Usuario se encuentre activa. SMOPS podrá suspender o cancelar el acceso a la Plataforma, con o sin previo aviso según la gravedad de la conducta, en caso de incumplimiento de estos Términos, uso fraudulento, falta de pago, o cuando así lo exija una autoridad competente o una disposición legal. El Usuario podrá cancelar su Cuenta en cualquier momento desde la Plataforma o mediante solicitud escrita dirigida a tramites@smops.ai. Tras la terminación, SMOPS conservará o eliminará la información asociada a la Cuenta conforme a lo previsto en la Política de Tratamiento de Datos Personales y a los términos legales de conservación que le sean aplicables.

16. MODIFICACIONES A LOS TÉRMINOS

SMOPS podrá modificar estos Términos en cualquier momento. Los cambios serán informados a través de la Plataforma, del correo electrónico registrado por el Usuario, o de ambos medios, indicando la fecha de la nueva versión. Los ajustes de forma, aclaraciones o cambios que no afecten de manera sustancial los derechos u obligaciones del Usuario entrarán en vigencia desde su publicación. Cuando SMOPS realice una modificación sustancial de estos Términos (por ejemplo, cambios que afecten el precio, el alcance esencial del Servicio, la limitación de responsabilidad o el mecanismo de solución de controversias aplicable a los Usuarios consumidores), dicha modificación solo será oponible al Usuario a partir de que este otorgue una nueva aceptación expresa (por ejemplo, mediante una nueva casilla de aceptación al reingresar a la Plataforma); mientras tanto, continuará rigiendo la versión de los Términos vigente al momento de su registro. Si el Usuario no está de acuerdo con una modificación sustancial, podrá cancelar su Cuenta sin que ello genere penalidad alguna en su contra.

17. LEY APLICABLE Y SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cuando el Usuario tenga la calidad de Cliente o Canal que contrata la Plataforma como empresario o profesional para el desarrollo de su actividad económica, toda controversia que surja con ocasión de estos Términos será sometida, en primer lugar, a una etapa de negociación directa entre las partes por un término máximo de treinta (30) días calendario. Agotada esta etapa sin llegar a un acuerdo, la controversia se someterá a conciliación ante el Centro de Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia y, de no lograrse acuerdo conciliatorio, se resolverá definitivamente mediante arbitraje ante el Centro de Conciliación y Arbitraje de dicha Cámara, con sede en la ciudad de Medellín, en idioma español y conforme a su reglamento vigente.

Cuando el Usuario tenga la calidad de consumidor persona natural conforme a la Ley 1480 de 2011, el mecanismo de arbitraje descrito en el párrafo anterior no le será impuesto de forma obligatoria: dicho Usuario podrá, a su elección, someter la controversia a la jurisdicción ordinaria colombiana (jueces civiles o de conocimiento del domicilio del consumidor), presentar sus quejas y reclamos ante la Superintendencia de Industria y Comercio a través de la acción de protección al consumidor, o acudir voluntariamente al mecanismo de arbitraje aquí previsto si así lo prefiere expresamente una vez surgida la controversia.

18. NOTIFICACIONES

Cualquier notificación, solicitud o comunicación relacionada con estos Términos deberá dirigirse a SMOPS al correo electrónico tramites@smops.ai o a la dirección Carrera 52AC No. 33A-35, AQUA Hogares Conscientes, Rionegro, Antioquia, Colombia. SMOPS podrá enviar notificaciones al Usuario a través de la Plataforma o al correo electrónico registrado en su Cuenta.

19. DISPOSICIONES GENERALES

Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales y, cuando existan, los acuerdos comerciales particulares suscritos con el Cliente o Canal, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes respecto de su objeto.

SMOPS podrá ceder, transferir o novar la totalidad o parte de sus derechos y obligaciones derivados de estos Términos, incluyendo la sustitución de SMOPS S.A.S. como contraparte contractual por otra sociedad de su mismo grupo empresarial —incluida una sociedad matriz, holding o afiliada constituida en el exterior— en el marco de una fusión, adquisición, reorganización societaria, reestructuración corporativa internacional (incluyendo una reorganización mediante la cual una sociedad extranjera pase a ser la matriz o titular del negocio, comúnmente conocida como "flip") o venta de activos, siempre que la entidad cesionaria asuma las obligaciones aquí previstas frente al Usuario y que este sea informado del cambio conforme al numeral 16 anterior. El Usuario no podrá ceder sus derechos u obligaciones sin el consentimiento previo y escrito de SMOPS.

Si alguna disposición de estos Términos fuere declarada inválida o inexequible por autoridad competente, las demás disposiciones continuarán vigentes y surtiendo plenos efectos.

La falta de ejercicio por parte de SMOPS de alguno de los derechos previstos en estos Términos no constituye renuncia al mismo.

Ninguna disposición de estos Términos crea una relación laboral, de mandato, de agencia o de sociedad entre SMOPS y el Usuario, el Cliente o el Canal, quienes actúan como partes independientes.

En caso de discrepancia entre la versión en español de estos Términos y cualquier traducción a otro idioma, prevalecerá la versión en español.